AUXILIAR DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

Misión

Garantizar la recepción, digitalización, organización y custodia de los documentos del personal en los expedientes físicos y digitales del Grupo Montecristo, y brindar apoyo logístico al área de Planillas y Administración de Personal para que los trámites básicos se resuelvan con rapidez y orden.

Funciones del Puesto

1    Recibir y digitalizar los documentos del personal —contratos, identificaciones, constancias— para que el expediente esté completo desde el primer día
Recibe los documentos de cada colaborador nuevo en el momento del ingreso —cédula, título, constancias de experiencia, contrato firmado— y los escanea con calidad legible para su incorporación al expediente digital en el sistema de gestión documental. Verifica que la lista de documentos requeridos esté completa y reporta al Asistente de Planillas los documentos faltantes. El resultado es que el expediente digital de cada colaborador nuevo está listo en el sistema antes del primer cierre de planilla, sin documentos pendientes de captura.

2    Mantener los expedientes físicos y digitales organizados, completos y actualizados para que cualquier consulta o auditoría pueda atenderse de forma inmediata
Organiza los expedientes físicos en los archivadores según el orden establecido por el área —por empresa, por número de colaborador y por tipo de documento— y mantiene actualizado el inventario digital de cada expediente. Revisa mensualmente que los expedientes de los colaboradores activos estén completos y actualiza los que tienen documentos vencidos o modificados. El resultado es un archivo documental en el que cualquier persona del equipo puede localizar un expediente y acceder a su contenido en menos de 5 minutos, sin importar quién lo organizó.

3    Apoyar en trámites administrativos básicos —fotocopias, impresiones, entregas de documentos— para que el equipo de planillas no pierda tiempo en gestiones operativas
Ejecuta las gestiones operativas que el equipo de planillas necesita para mantener el flujo de trabajo: imprime los documentos requeridos para la firma de colaboradores, gestiona los envíos internos y externos de documentación y coordina la entrega de comprobantes o certificaciones cuando se solicitan. Registra cada entrega para mantener la trazabilidad. El resultado es que el equipo de Analistas y Asistentes de Planillas no interrumpe su trabajo por gestiones logísticas básicas, y cada trámite administrativo queda documentado.

4    Gestionar el archivo documental del área —inventario, préstamo y devolución de expedientes— para garantizar la trazabilidad de cada documento
Administra el registro de préstamo de expedientes físicos: anota quién retiró un expediente, cuándo y para qué propósito, y hace seguimiento para que sea devuelto en el plazo acordado. Actualiza el inventario del archivo cuando se incorporan o retiran documentos. El resultado es un archivo sin expedientes extraviados y con trazabilidad completa de cada movimiento, lo que permite responder a auditorías sin demoras por documentos que no se pueden localizar.

5    Brindar soporte logístico al área en la preparación de materiales y documentos para reuniones, auditorías y capacitaciones
Prepara los paquetes de documentos, impresiones y materiales que el equipo necesita para reuniones internas, visitas de auditoría o sesiones de capacitación, siguiendo la lista de requerimientos que le indica el Supervisor. Verifica que los materiales estén completos y listos antes de la hora acordada. El resultado es que el equipo de RRHH llega a sus reuniones y auditorías con todos los documentos listos, sin necesidad de buscarlos o imprimirlos en el último minuto.

Supervisión

Formación Académica

Área de Formación

Bachillerato en educación media; estudiante universitario en administración o carrera afín (deseable)

Habilidades técnicas Indispensables

Técnico en Administración o Secretariado

Idiomas

Experiencia

Viajes de trabajo

NO

Frecuencia de Viajes de Trabajo

N/A

Competencias del Puesto